Het genereren van een UGPC

door Wim Nelis, Emmeloord

Inleiding
In het artikel "Van een digitaal familiearchief naar een dynamisch digitaal familiedossier" van Frans Manche stelt hij dat er voor het maken van een digitaal dossier een unieke code per persoon gewenst is. Deze code noemt hij UGPC, een afkorting van "unieke genealogische persoonscode". Hij stelt ook een methode voor om deze code te maken, namelijk uit de geboortedatum en uit de eerste letters van de namen van de betreffende persoon, resulterend in een code van acht cijfers en twee letters.
 
Het zal duidelijk zijn dat er vele methoden te bedenken zijn om een UGPC te maken, elk met hun eigen voor- en nadelen. Een voordeel van de door Frans Manche† voorgestelde UGPC is dat het eenvoudig te maken is, zij het dat er een controle nodig is om te bepalen dat de code inderdaad uniek is.
 
Een nadeel is te vinden bij personen met een niet goed bekende geboortedatum. Dan wordt veelal gewerkt met een geschatte datum, waarin maand en dag onbekend zijn. De UGPC wordt dan effectief een code van slechts vier cijfers en twee letters, waardoor het moeilijker wordt een unieke code te maken. Als de geboortedatum verandert, door een betere schatting of doordat een akte met de datum gevonden is, zou men de neiging kunnen hebben om ook een eventuele UGPC van die persoon te veranderen. Ook dat is een nadeel, want behalve uniek dient de UGPC mijns inziens ook constant te zijn.

Het gebruik van het programma
Het aanmaken van de UGPC's voor een aantal personen is nogal wat werk, wat gelukkig ook door een programma kan worden uitgevoerd. Met name kan een programma controleren of een nieuw gemaakte UGPC echt uniek is. Het aanmaken van UGPC's voor een aantal geselecteerde personen kan uitgevoerd worden met een programma dat (ook) UGPC heet.

Als het programma geïnstalleerd is, kan men in de persoonslijst een aantal personen selecteren. Daarna kan via het hoofdmenu van PRO-GEN en het menu “DOS programma starten” het programma UGPC starten. Het ziet er als volgt uit:

Omdat dit programma los van PRO-GEN draait, zal men een aantal gegevens opnieuw moeten invoeren, namelijk de naam van het genealogische bestand en de naam van het veld waarin de UGPC moet worden bewaard. Beide zijn via een menu in een apart venster te selecteren.

Voordat de UGPC van de geselecteerde personen wordt gemaakt, wordt van alle personen, dus ook van de niet geselecteerde personen, de UGPC gelezen. De UGPC's die uitgedeeld zijn aan meerdere personen, en dus niet uniek zijn, worden gemeld in het deel genaamd "Meldingen". Vervolgens wordt van de geselecteerde personen de UGPC bepaald. Daarbij wordt er voor gezorgd dat, in het genealogische bestand, de gemaakte codes echt uniek zijn.

Het programma UGPC wijzigt de inhoud van uw genealogisch bestand. Het is dus raadzaam te zorgen voor een back-up van het bestand, voordat u het laat wijzigen door het programma UGPC. Als er per ongeluk te veel veranderd is, is er geen eenvoudige weg terug, anders dan het herladen van een back-up.


-----------------------

Overgenomen uit PRO-GEN-eralia jrg. 11 (2005), nr. 3, blz. 82 als pdf-file:
ugpc-14.pdf